Korzystanie z e-podpisu podczas nieobecności pracownika
Czasami zdarzają się sytuacje losowe, w których jeden pracownik odpowiedzialny za podpisanie dokumentów zachoruje i nie jest w stanie pojawić się w firmie w celu wypełnienia swoich zadań. Obecnie większość formularzy podpisujemy elektronicznie z wykorzystaniem e-podpisu. Czy wobec tego jest możliwość, aby ktoś inny użył podpisu elektronicznego nieobecnego pracownika i wypełnił w jego imieniu brakujące podpisy?
Osoba upoważniona przez podatnika do podpisania deklaracji podatkowych składanych przez Internet uwierzytelnienia przesyłane dokumenty bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Traktuje się go na równi z podpisem odręcznym.
Bezpieczny e-podpis jest przyporządkowany wyłącznie do osoby, która nim się posługuje, a nie do firmy. Osoba ta podpisuje się za pomocą urządzeń i danych podlegających jej kontroli. Nie jej dopuszczalne posługiwanie się podpisem kwalifikowanym w zastępstwie osoby, do której on należy.
Firma, w której tylko jedna osoba posiada e-podpis, musi liczyć się z ryzykiem niezłożenia w terminie elektronicznych rozliczeń podatkowych, jeżeli ta osoba zachoruje, wyjedzie na wakacje czy będzie na urlopie macierzyńskim. Aby tego uniknąć, można upoważnić dwie lub więcej osób do podpisywania e-deklaracji.