Najczęściej podpisywane dokumenty podpisem elektronicznym w firmie

Coraz więcej przedsiębiorców, w tym właścicieli spółek z o.o. i jednoosobowych działalności gospodarczych, decyduje się na wdrożenie podpisu kwalifikowanego w swojej firmie. W dobie cyfryzacji biznesu to nie tylko wygoda, ale także wymóg prawny w wielu sytuacjach. Zastanawiasz się, do czego konkretnie wykorzystasz podpis elektroniczny w firmie? Oto lista dokumentów, które przedsiębiorcy podpisują nim najczęściej.

1. Wnioski do CEIDG i KRS

Przy rejestracji firmy wymagane jest złożenie dokumentów drogą elektroniczną. Osoby zakładające w szczególności spółki wykorzystują podpis kwalifikowany do:

  • elektronicznego podpisania umowy spółki.
  • podpisania wniosku o wpis do KRS (w systemie PRSs lub S24).

To rozwiązanie przyspiesza formalności. Później przydaje się również przy składania zmian do KRS (np. zmiana zarządu, zmiana adresu spółki).

2. Umowy cywilnoprawne (B2B, zlecenia, o dzieło)

Klienci prowadzący spółki z o.o., korzystają z podpisu elektronicznego do podpisywania umów cywilnoprawnych, np.:

  • umowy o współpracy B2B,
  • umowy zlecenia,
  • umowy o dzieło,
  • umowy NDA (o zachowaniu poufności).

Dzięki podpisowi kwalifikowanemu dokumenty można podpisywać z kontrahentami z całej Polski (a nawet UE), bez konieczności drukowania i wysyłania ich pocztą.

»Podpis elektroniczny Simply Sign
»Profil zaufany a podpis elektroniczny
»Odnowienie certyfikatu kwalifikowanego

3. Deklaracje i pisma do urzędów (ZUS, US, GUS)

Przedsiębiorcy wykorzystują e-podpis do składania:

  • deklaracji podatkowych (np. CIT, VAT, PIT-11),
  • pism procesowych do urzędów skarbowych,
  • sprawozdań do GUS,
  • formularzy do ZUS (np. ZUS DRA).

4. Sprawozdania finansowe i uchwały wspólników

W przypadku spółek z o.o. obowiązkowe jest podpisywanie rocznych sprawozdań finansowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Każdy członek zarządu musi podpisać:

  • bilans,
  • rachunek zysków i strat,
  • informację dodatkową,
  • uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie.

Podpis elektroniczny eliminuje konieczność papierowego obiegu dokumentów pomiędzy członkami zarządu działającymi zdalnie, co jest bardzo istotne w przypadku zarządów rozproszonych.

5. Oferty przetargowe i umowy z administracją publiczną

W postępowaniach zamówień publicznych coraz częściej jedyną formą składania ofert jest droga elektroniczna. W tym przypadku wymagany jest podpis kwalifikowany:

  • przy składaniu oferty,
  • przy podpisywaniu umowy o udzielenie zamówienia publicznego,
  • przy komunikacji w toku postępowania.

Posiadanie podpisu kwalifikowanego otwiera więc możliwość startu w przetargach.

Dlaczego warto wdrożyć podpis kwalifikowany w firmie?

W dobie cyfryzacji podpis kwalifikowany to nie tylko zgodność z przepisami, ale także:

  • oszczędność czasu i kosztów (brak wysyłki papierowej),
  • przyspieszenie obiegu dokumentów w firmie,
  • możliwość prowadzenia biznesu w pełni zdalnie,
  • bezpieczne archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej.

Jako partner Certum pomożemy szybko i bezpiecznie uruchomić e-podpis, zgodny z wymaganiami prawnymi. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.

 

Zostaw Komentarz