Wątpliwości związane z e-podpisem?
Mimo, że podpis elektroniczny to funkcjonalny mechanizm już od dobrych kilkunastu lat, to dla niektórych nadal jest nowość. E-podpis ze względu na jego postać i innowacyjność posiada zarówno zwolenników jak i przeciwników. Wśród osób, które sceptycznie podchodzą do nowej metody podpisywania dokumentów wytworzył się błędne opinie, które należy rozwiać.
- “Dokument elektroniczny to nie żaden dokument”
Polskie i europejskie prawo stara się nadążyć za zmianami i wprowadza szereg nowych pojęć, które ułatwią przedsiębiorcom pracę oraz zrozumienie terminów i pojęć. Jednym z kluczowych aktów prawnych dla e-podpisu jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady, w której jasno opisane jest czym jest podpis i dokument elektroniczny.
- “Niektóre dokumenty muszą zostać podpisane odręcznie”
Stąd też powstały dwa rodzaje e-podpisu – zwykły i kwalifikowany. Większość dokumentów podpisuje się zwykłym podpisem elektronicznym, jednak niektóre deklaracje i formularze oraz umowy wymagają zachowania formy pisemnej, czyli wykorzystać można wówczas podpis kwalifikowany równoważny z formą tradycyjną, odręczną.
- “Nie jestem w stanie potwierdzić, czy dokument jest prawdziwy i właściwa osoba go podpisała”
Dokumenty tworzone są w specjalnych formach pliku, który znacznie trudniej jest podrobić. W elektronicznej wersji formularzy wszelkie zmiany mogą być kontrolowane przez nadawcę oraz odbiorcę, a dodatkowo tożsamość osoby podpisującej weryfikowana zostaje za pomocą adresu e-mail, kodu SMS, logowania do bankowości oraz wideoweryfikacji.
- “Nie wszystkie dokumenty można podpisać e-podpisem”
Obecnie aż około 90% dokumentów w obrocie między firmami podpisywana zostaje za pośrednictwem e-podpisu. Najczęściej używany jest przy sporządzaniu umów o dzieło i zlecenia, kontraktów menedżerskich, kart ewidencyjnych, protokołów, prognoz finansowych, umów zakupowych i inwestycyjnych oraz sprzedaży, kontraktów z klientami oraz zamówień. Ponadto deklaracje składane do organów podatkowych i urzędów skarbowych, a także do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych także mogą zostać wysłane elektronicznie.